Personvernerklæring

Om denne erklæringen

Nøkkelklar er en tjeneste for private utleiere som ønsker å velge riktig leietaker. Denne personvernerklæringen forklarer hvilke personopplysninger vi behandler, hvorfor, og hvilke rettigheter du har.

Erklæringen gjelder for alle som bruker Nøkkelklar, inkludert utleiere, leietakersøkere og referansepersoner.

Behandlingsansvar

Nøkkelklar er databehandler på vegne av utleieren som har opprettet en søknadsprosess. Utleieren er behandlingsansvarlig for personopplysningene som samles inn om leietakersøkere.

For utleierens egne opplysninger (e-postadresse og innloggingsdata) er Nøkkelklar selvstendig behandlingsansvarlig.

Utleiere som bruker Nøkkelklar aksepterer en databehandleravtale ved registrering. Denne regulerer hvordan Nøkkelklar behandler personopplysninger på utleierens vegne.

Hvilke opplysninger behandler vi?

Leietakersøkere

Når du fyller ut en søknad via Nøkkelklar, samler vi inn følgende opplysninger:

• Navn, e-postadresse og telefonnummer
• Aldersgruppe (ikke eksakt fødselsdato)
• Bosituasjon og antall i husstanden
• Kjæledyr
• Arbeidsstatus og arbeidsgiver
• Inntektsintervall (ikke eksakt beløp)
• Ønsket innflyttingsdato og leieperiode
• Søknadstekst og tilleggsinformasjon
• Leietakerbevis (om du laster opp ett)
• Samtykketidspunkt

Vi samler ikke inn fødselsnummer, nøyaktig fødselsdato, etnisitet, religion, helse, politisk syn eller andre særlige kategorier av personopplysninger (GDPR art. 9).

Referanser

Referansepersoner du oppgir i søknaden din mottar en e-post med lenke til et referanseskjema. Vi behandler:

• Navn og e-postadresse (oppgitt av søkeren)
• Svar på referanseskjemaet

Utleiere

Utleiere logger inn med e-postadresse via en magisk lenke. Vi behandler:

• E-postadresse
• Annonsedata (adresse, leiepris, boligtype)
• Innloggingshistorikk

Formål og rettslig grunnlag

Vi behandler personopplysninger for følgende formål:

Kunstig intelligens

Nøkkelklar bruker kunstig intelligens (KI) til å lage korte sammendrag av leietakersøknader. Disse sammendragene hjelper utleier å danne seg et raskt overblikk, men er kun et hjelpemiddel. Det er alltid utleieren som tar alle beslutninger.

Før data sendes til KI-tjenesten, fjernes alle direkte personidentifiserende opplysninger: navn, e-post, telefon og adresse strippes ut. KI-tjenesten mottar kun anonymisert informasjon som aldersgruppe, arbeidsstatus, inntektsintervall og søknadstekst.

Nøkkelklar benytter ikke fullt automatisert beslutningstaking som har rettsvirkning eller på tilsvarende måte påvirker søkere vesentlig (GDPR art. 22). KI rangerer aldri kandidater uten at et menneske er involvert i den endelige beslutningen.

Tredjepartstjenester

Vi bruker følgende underleverandører i leveringen av tjenesten:

Alle underleverandører er bundet av databehandleravtaler. Data lagres i EU/EØS eller overføres med tilstrekkelig grunnlag etter GDPR.

Lagring og sletting

Personopplysninger om leietakersøkere og referanser slettes automatisk:

• 90 dager etter at utleieren har avsluttet søknadsprosessen.
• 90 dager etter siste aktivitet, dersom prosessen ikke eksplisitt er avsluttet.

Sletting betyr at opplysningene fjernes permanent fra database og fillagring. Det er ikke snakk om deaktivering.

Du kan når som helst be om at søknaden din slettes umiddelbart ved å sende en e-post til hei@nokkelklar.no.

Dine rettigheter

Du har følgende rettigheter etter personvernforordningen (GDPR):

• Innsyn — du kan be om å få vite hvilke opplysninger vi har om deg.
• Retting — du kan be oss om å korrigere feilaktige opplysninger.
• Sletting — du kan be om at vi sletter opplysninger om deg.
• Dataportabilitet — du kan be om å motta opplysningene dine i et maskinlesbart format.
• Innsigelse — du kan protestere mot behandling basert på berettiget interesse.
• Begrensning — du kan be oss om å begrense behandlingen av opplysningene dine mens en klage behandles.
• Tilbaketrekking av samtykke — der behandlingen er basert på samtykke, kan du trekke det tilbake når som helst. Det påvirker ikke lovligheten av behandlingen som skjedde før samtykket ble trukket tilbake.

For å utøve rettighetene dine, send en e-post til hei@nokkelklar.no.

Informasjonskapsler

Nøkkelklar bruker sesjonsbaserte informasjonskapsler (cookies) utelukkende for innlogging og sesjonshåndtering. Vi bruker ikke sporings- eller markedsføringskapsler.

Kontakt og klage

Har du spørsmål om personvern, eller ønsker du å utøve rettighetene dine? Ta kontakt med oss på hei@nokkelklar.no.

Du har også rett til å klage til Datatilsynet dersom du mener vi behandler personopplysningene dine i strid med personvernforordningen.